Привожу в порядок мысли, систематизирую информацию, документирую опыт
2 заметки с тегом

личная эффективность

Факторный анализ сложившейся ситуации

27 июля 2016, 0:14

Странная штука — жизнь! Только тебе кажется, что ты более менее начал справляться с энтропией в своей жизни, написал пару умных постов о том, как правильно вести дела, и вдруг раз — и всё... всё идет не по плану. Инбокс не пустой, задачи не контролируются, все теории на практике терпят фиаско, да еще и нет времени даже написать об этом в дневнике, который ты строго-настрого обещался вести...

Я не оправдываюсь.. Хотя нет, наверное оправдываюсь, и в первую очередь перед собой самим, ведь никто кроме меня не испытывает дискомфорта от того, что мне не удается справляться с брошенным мне вызовом.

Хотелось бы сейчас совсем коротко проанализировать основные факторы, которые создают хаос во мне. Итак, по пунктам:

1. Срочно! Важно!

90% задач, которые я получаю, приходят с пометками «Срочно! Важно! Срок — вчера!». Как с этим бороться — не представляю, потому что многое действительно представляется именно таким. Особенно когда речь идет о серьезных финансовых потерях ввиду несовершенства регламента, или о функционировании 18 предприятий, или о личном доходе сотрудников, или еще бог знает о чем...

2. Не мои должностные обязанности, но мой финансовый интерес

Как быть, когда из-за того, что кто-то халатно отнесся к своей работе, ты остался без премии? При этом никакого привода на исправление своих ошибок у исполнителя нет, а ты все это время сидишь без премии. Видимо, тут действует правило «кому нужно, тот и тащит». В сочетании с первым пунктом — жутко демотивирующая вещь!

3. Клиентоориентированность

Как часто в последнее время я стал получать сообщения: «Костя, ты меня игнорируешь?» Мне не хотелось бы, чтобы люди были обо мне такого мнения. Но физически не получается отвечать на звонки и письма, не говоря уже о своевременности. Чаще всего люди звонят/пишут с вопросами, описанными в пункте 1.

4. Хронофаги

К этому пункту, помимо периодического увлечения чтением ленты социальных сетей, я бы отнес все то, что в определенных кругах принято называть «приводом к исполнению функции». Как много времени мы тратим на создание запросов на продление поручений, чтобы не получить штраф за просрочку, вместо того, чтобы занимать реальным исполнением этого поручения? Сколько времени тратим на создание арбитражей на ККП по совершенно абсурдным параметрам, вместо того, чтобы делать работу? Сколько времени тратим на простоях системы? Не уверен, что корпорация «выигрывает» от своих изощренных методов контроля.

5. График

Начал сомневаться, что вечные переработки дают прирост производительности. Точно стал замечать, что накапливающаяся усталость и отсутствие видимых результатов демотивирует.

6. Делегирование

У меня с этим пока есть проблемы...

Вероятно, это не исчерпывающий перечень факторов, которые мне предстоит решить в ближайшем будущем. Если честно, надеюсь, что это просто последствия накопившихся проблем в моем направлении, и через N месяцев усердной работы, будет все же легче дышать.

Жду просветления...

личная эффективность   мысли вслух

«Джедайская техника пустого инбокса» или Как доводить дела до конца?

18 мая 2016, 1:15

Посмотрел вебинар Максима Дорофеева о том, как эффективно использовать свой мозг и доводить дела до конца. В данном конспекте постараюсь изложить основные тезисы, чтобы те, кто ничего не знает об этой технике, могли понять нужно им смотреть данное двухчасовое видео или нет.

Итак, весь материал можно разделить на 2 неравнозначных блока:

  • Первый блок (это своего рода интро): Правила работы с мозгом (в аспекте его эффективного использования).
  • Второй блок — непосредственно Техника пустого инбокса.
    Теперь чуть подробнее о каждом из блоков.

1. Правила работы с мозгом

1.1. Мозгом надо думать! Помнить можно чем-то еще..

Суть в том, что мозг можно условно разделить на сознание (аналог оперативной памяти компьютера) и подсознание (аналог жесткого диска). В сознании мы можем держать ограниченное количество объектов (=задач), а концентрироваться можем вообще на одной вещи в один промежуток времени. Все нерешенные задачи, которые мы отмечаем тегом #незабыть падают в подсознание. Но проблема в том, что мозг периодически все задачи с таким тегом выкидывает нам в сознание, чтобы освежить их в памяти и тем сам (внимание!) НЕ ЗАБЫТЬ их. Это отвлекает нас от исполняемой в данный момент времени задачи и демотивирует, потому что нерешенные задачи морально давят на нас.
Чтобы не забивать своё подсознание, записывайте задачи в отличное от подсознания место! Например, в блокнот.

1.2. Много думать плохо! или Мозгу нужен отдых

Возможности нашего мозга ограничены. Мозг в течение дня может думать часа 3, и при этом квантами по 30 минут. Поэтому основная задача — экономить энергию мозга. Для этого не нужно растрачивать его на повторное принятие одних и тех же решений. Для этого по каждой поступившей проблеме нужно СРАЗУ принимать решение и кэшировать его (о том как это делать будет сказано в разделе Обработка).

1.3. Вещи не на своем месте заставляют мозг думать! или Мозг любит порядок

Под вещами не на своем месте в данном случае понимается не только книжка, брошенная на кресле, но и стикер на мониторе, открытая вкладка в браузере, крестик на руке и все остальное, что заставляет нас восстанавливать цепочку событий о том, как эта вещь сюда попала и повторно принимать решение.

2. Джедайская техника пустого инбокса

2.1. Сбор

Собрать в одном месте «обобщенные входящие». Под «входящими» подразумевается всё, посредством чего информация поступает к нам и по чему нам надо принять какое-то решение. Это могут быть стикеры, чеки, бумажки с записями, документы на рабочем столе, мысли в голове, закладки в браузере и т. д. Всё, что подлежит обработке.

2.2. Обработка

Все входящие необходимо обработать по алгоритму, представленному на следующей схеме (взята отсюда)

2.3.1. Организация (для информации)

Всю информацию, которая нам нужна и может пригодиться в дальнейшем, мы должны организованно хранить. Хранить информацию нужно там, где её проще всего будет найти, когда она будет нужна.

2.3.1. Выполнение (для дел)

В этот блок мы заносим всю информацию, которая требует наших действий. И в данном блоке возможны три вариации:

  1. Я знаю что нужно сделать и я могу сделать это за 2 минуты — задача исполняется немедленно.
  2. Я знаю что нужно сделать и не могу сделать это за 2 минуты — задача заносится в tasklist.
  3. Я не знаю что нужно сделать — задача подлежит естественному планированию.

2.4. Обзор

Максим считает этот пункт самым важным во всей технике.
Суть её заключается в том, что все задачи нужно периодически разбирать по трём коробкам: «Сделать сегодня», «Сделать на этой неделе», «Сделать позже». И ежедневно нужно 1) работать с коробкой «Сделать сегодня»; 2) разбирать коробку «Сделать на этой неделе» и переносить из неё задачи в коробку «Сделать сегодня». Еженедельно переносить задачи из «Сделать позже» в «Сделать на этой неделе».

А вот и само видео:
UPD. К сожалению, видео удалено с сервиса. Видимо по причине того, что Максим опубликовал видео «Джедайская техника 2.0», которое я выложил под этим текстом, хотя сам его не смотрел:

Резюме:

В целом информация мне представляется очень полезной. Вероятно, тема более полно раскрыта в книге «Как привести дела в порядок» Дэвида Аллена, которую я обязательно в ближайшее время прочитаю и напишу рецензию, поскольку по признанию самого автора видео, да и по сути, в основе данной техники лежит техника Getting Things Done. Ну и конечно в ближайшее время буду пробовать применят данную технику в работе, тем более для этого есть все предпосылки: большой объем задач и ограниченный ресурс времени!

конспект   личная эффективность